e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark nedir? What's the difference between e-Archive and e-Invoice?

"e-Fatura mı e-Arşiv mi kullanmalıyım?" sorusu, mevzuata yeni uyum sağlayan işletmelerin en sık karıştırdığı konulardan biri. İkisi de dijital fatura biçimi olsa da, kime kesildiğine ve hangi mükelleflerin kullanabileceğine göre ayrışıyorlar.

"Should I use e-Invoice or e-Archive?" is one of the most commonly confused topics for businesses newly complying with regulation. While both are digital invoice formats, they differ based on who the invoice is issued to and which taxpayers can use them.

e-Fatura nedir?

What is e-Invoice?

e-Fatura, GİB'in e-Fatura sistemine kayıtlı olan iki mükellef arasında kesilen, yapısal (XML tabanlı) bir belgedir. Alıcı da e-Fatura mükellefiyse, fatura bu sistem üzerinden doğrudan iletilir.

e-Invoice is a structured (XML-based) document issued between two taxpayers registered in the Revenue Administration's e-Invoice system. If the recipient is also an e-Invoice taxpayer, the invoice is transmitted directly through the system.

e-Arşiv Fatura nedir?

What is e-Archive Invoice?

Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (örneğin bireysel bir müşteriyse) düzenlenen dijital faturadır. Kağıt fatura yerine geçer ve elektronik ortamda saklanır; müşteriye e-posta veya SMS ile iletilebilir.

This is the digital invoice issued when the recipient is not an e-Invoice taxpayer (e.g., an individual customer). It replaces the paper invoice and is stored electronically; it can be sent to the customer via email or SMS.

Temel farklar

Key differences

• Alıcı türü: e-Fatura, kayıtlı mükellefler arası; e-Arşiv, bireysel/kayıtsız alıcılar içindir.
• Recipient type: e-Invoice is between registered taxpayers; e-Archive is for individual/unregistered recipients.
• İletim şekli: e-Fatura GİB sistemi üzerinden iletilir; e-Arşiv doğrudan müşteriye (e-posta/SMS/kağıt çıktı) iletilebilir.
• Delivery method: e-Invoice is transmitted through the Revenue Administration system; e-Archive can go directly to the customer (email/SMS/print).
• Zorunluluk eşiği: İkisi de belirli ciro ve sektör eşiklerine göre zorunlu hale gelir, eşikler farklıdır.
• Obligation threshold: Both become mandatory based on certain revenue and sector thresholds, but the thresholds differ.

Hangisini kullanmalıyım?

Which one should I use?

Eğer işletmeniz e-Fatura mükellefiyse, sisteme kayıtlı bir alıcıya fatura keserken otomatik olarak e-Fatura kullanmanız gerekir; kayıtlı olmayan bir alıcıya (örneğin son tüketiciye) ise e-Arşiv Fatura düzenlenir. Doğru altyapı, bu ayrımı sizin yerinize otomatik yapar.

If your business is an e-Invoice taxpayer, you must automatically use e-Invoice when billing a registered recipient; for a non-registered recipient (e.g., an end consumer), an e-Archive Invoice is issued. The right infrastructure makes this distinction automatically on your behalf.